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毕业生档案管理问题解答
2015/5/25 9:51:47 河北博才网
  关于档案的问题,一旦提起就会产生后续问题……

  一问:毕业后,档案哪去了?

  走在街上,随机询问一位市民:“请问,您知道您毕业后,档案会到哪里?”有的会说在教育厅(局),有的说在人才市场,却没有人能肯定地说清档案的去向。

  今年刚从云南民族大学毕业的小黄告诉记者,毕业前老师告诉他们,毕业后的学籍档案会“随人走”。“我们老师说,如果我们毕业后就找到工作,与单位签订就业协议,学籍档案就会被寄到所在单位。”小黄说,如果不是昆明本地的,学生可以选择把自己的档案进行托管或是打回生源地(户口所在地)的人事部门。

  答:省人才服务中心的工作人员说,学校里说的档案“随人走”,并不是大家所理解的那样,他解释:“学生毕业后,他们的档案会通过机要通道以机要文件传递的方式寄交相关部门,如教育部门或是委托管理的人才服务中心,教育部门和人才服务中心在结束托管后(不续费托管),且没有就业单位前来提档的情况下,学生的学籍档案将被递交到生源地(户口所在地)的人事部门下属的人才服务中心。”

  二问:为什么看不见自己的档案?

  当记者问及小黄同学是否看见过自己的学籍档案时,小黄摇摇头,他说:“从我上学到现在,都没见过学籍档案长什么样,里面装着什么,有什么用,我听说有的人一毕业,学校就把档案交给个人了。”

  答:省人才服务中心的工作人员介绍,小黄同学对学籍档案的困惑是很正常的,由于学籍档案代表着档案人的学籍历史等方面的信息,是属于机密性质的,所以学生本人是不可能也不能查看里面的内容的。在查看小黄的学籍档案时,单位或个人必须出具相关公函,而小黄本人是不能,也不允许查看自己的档案的。

  三问:手里有档案为何没人收?

  已经工作4年的小杨,毕业后找到了一份工作,可是当他把自己的档案交到单位时,单位却告诉他,不能接收他的档案。就这样,小杨的档案一直放在家里,即便他换了几份工作,档案依然不被单位接收。最让小杨郁闷的是,直到今天他也没敢把自己的档案拆开来看一看里面究竟有些什么内容,他生怕一旦拆了,别人就不承认了。

  答:昆明市人才服务中心有关人士解释,毕业生的学籍档案(人事档案)记录着学生的个人经历,包括各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明、党团资料、毕业生登记表、工作经历等,并且都是原件。学校、人事部门或是其他被授权允许管理档案的单位在管理档案时,必须十分严谨、严肃。按照规定,学生的档案一般都有专人保管,无关人员不得查阅。手里拿着档案的小杨同学就业后却无法将自己的档案交到单位,传递过程不规范是原因之一,另一个交不掉的原因则是小杨的工作单位或许并没有得到档案管理的权限。

  四问:为什么有些单位不能管理档案?

  小杨说:“我的有些同学被省外一家大企业录用以后,单位会主动找到他,问他的档案在哪里,并表示要管理他的档案,为什么我的不行?”

  答:“一般情况下,国有企业、国有控股企业才具有独立人事档案管理权限,其他非国有中小型企业则不授予独立人事档案管理权限。”昆明市人才服务中心有关领导介绍。目前,部分企业会委托人才服务中心对企业职工的档案进行管理。

  “弃档”会使自身利益受损
五问:弃档或毁档会有什么后果?

  手里拿着档案的小杨,想交给单位,单位不收,可是想把档案丢掉甚至撕毁,又怕将来“大有用处”,真是内心纠结,左右为难啊,遇到这样的问题,小杨不禁会想,弃档或毁档会有怎样的后果?

  答:昆明市人才服务中心介绍,近年来,毕业生在对待自己的人事档案问题上态度也很放得开,有不少大学毕业生都认为人事档案可有可无,大学毕业生对自己的档案弃之不顾已不是个别现象。

  工作人员举例,某大学生毕业后,在社会上工作了几年,但是对自己的档案不闻不问,后来他考上了公务员,在职称评定和核定档案工资时才知道,由于当初没有办理人事代理,他的工龄并没有记录,职称申报也白白耽误几年。其实,像这样遇到麻烦的人越来越多,他们在毕业时都忙于找工作,而忽视了个人档案的问题。等到需要时,才去寻找自己的人事档案,耽误了个人的发展。

  由此可见,“弃档”会使个人的一些利益无法得到保证,据介绍,转正定级、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造(如出国、考研)、考公务员等情况时,都离不开档案。大学生毕业后由学校转出的档案属于学生档案,如果自己拿在手里或者放在没有人事代理权限的机构,多少年以后,依然是学生档案,就还是无法办理转正定级、工龄计算、职称评定等手续。若有单位接收或者到新的单位就职,因其档案材料不完整,也会影响到工作的正常调动。

  针对认为档案没用直接把档案丢弃销毁的情况,昆明市人才服务中心提醒,这样的“毁档”行为万万不可,因为通过学籍档案可以证实一个人的求学经历等方面的内容,一旦销毁,就等于这个人的学历是空白的,要想补上,需要经过所在学校重新建档等程序,比较复杂。

  六问:档案丢了或是已被撕毁怎么办?

  读到第五个问题时,也许会有人觉得头皮发麻,后背凉飕飕的,因为他们已经把看似没用的档案丢弃掉甚至是撕毁了,这可如何是好啊?

  答:学籍档案丢失或被销毁,可以沿着自己的就学经历找到学校的学籍管理科室,请求重新建档恢复自己的学籍档案,学校同意后,会通过相关部门调取你的升学报考录取等资料进行复制加盖相关部门公章,这样,学籍档案就可以恢复了。

  人事档案丢失或被销毁,首先要看单位是否对其档案有所管理,如果没有管理权限且不委托人才服务部门管理的,只能放弃该段时间的“工作记录”。如果有进行档案管理的,需要由职工所在用人单位或职工个人到该职工原始招工部门、市档案馆、用人单位属地档案馆或其他相关部门查找、复印职工的档案要件并加盖存档单位公章。

  七问:毕业生如何管理自己的档案?

  经历与小杨相同的人并不多,但是作为知道自己档案何去何从的毕业生,又应该做些什么,才能让自己的档案越来越丰富?

  答:昆明市人才服务中心建议,不论是持有自己档案的学生还是知道档案流向的学生,都可以到当地的人才服务中心,对自己的档案进行托管。落实了工作单位,并且所落实的单位具有人事管理权的学生,在签约时一定要注意在协议书的“档案转寄详细地址”一栏,要用人单位认真填写,以免出现因档案转寄地址不详或档案接收单位不具备接收资格而导致档案遗失、退回。对于落实了工作单位,但工作单位不具备人事管理权的学生,则可以将人事档案托管到人才中心。

  尚未落实工作单位的学生,如果没有申请暂缓就业,学校会将其人事档案转到生源所在地。这一类毕业生应该在规定的时间内到当地人事部门报到,办理人事档案的相关手续,否则就会被认为是“弃档”。想重拾档案的学生,可以先到教育部门重新出具一张就业推介书,然后到生源地的人才服务中心查询自己的档案是否已被传递该单位,情况确实后即可办理托管   *6
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